13.ファイリングに関する動き
13-2.IT戦略
13-2-1.IT革命とファイリング
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スマートフォンにも対応したRenewal版を開設しました。ここのサイトデータもアーカイブとしてコピーしています。Renewal版の「ファイリングの部屋」をご利用ください。新しい内容も、少しずつ追加しています。

 

政府はIT化に向けて力を入れているようですが、実際のところは批判の多いハコ物行政となんら変わるものではありません。ファイリングに対しての影響は、直接的なものは行政内部のOA化によるものだけですが、最も大きな影響は、IT化関連での規制緩和によるものでしょう。
 
行政での変化
 
ペーパーレス化
 

文書の作成から電子化することから、紙は確認程度に使用されることとなり、紙の書類は保存不要になり、電子媒体がこれに置き換わります。作成した文書はデータベース化することが必須となります。また、データのバックアップシステムも必要です。
民間企業などから官庁に提出する書類も電子データ化されるため、これまでの受け付け印などに相当する電子認証あるいは電子公証制度が普及するものと思われます。

   
行政情報の電子化
 

紙で保存されていた書類をインターネット等で公開するために、スキャニングしOCRを利用してテキストデータ化されるケースが増えているようです。このような作業を通じてOCRソフトがブラシアップされ、文字認識率が向上すれば使いやすいものとなるのですが・・・

   
地理情報システム(GIS)
  GISの整備では、これまで紙の状態であった地図を電子化して活用することをペースとしています。ベースとなる地形図を元に、都市計画、道路、建物、上下水道などの各種データを重ねることで、それぞれ有効活用しようとするものです。これにより、官庁で保管する図面類のかなりの部分が電子化され、紙の状態で保管することが不要となります。
   
電子商取引
 

ネットワークを介した商取引は急速に進んでいますが、これまでファイリングそのものに対してはほとんど影響がありませんでした。しかし、2000年11月に成立した 「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関 する法律」により、民間同士の取引などで、書面の交付が必要であったものが電子的な方法でも可能となりました。

   
民間企業での変化
 

情報関連会社は、IT化そのものがビジネスチャンスですが、それ以外の企業では直接大きなメリットを得ることはありません。OA化の推進が加速されることで、書類の扱いそのものが徐々に変化することはありますが、いわゆるIT革命がファイリングに与える影響は小さいものです。
影響があるのは、やはり規制緩和によるものでしょう。民間から行政に対して提出する書類、申請書などが、電子的な方法でも受付が可能となってきているほか、ワンストップサービスの拡大で、ほとんど同じ内容の申請書をいろいろな窓口に提出することなく、1箇所で済むようになり、書類そのものの数を減らすことができます。
電子帳簿保存法は、帳簿保存に対し大きな変化をもたらしましたが、これはIT革命以前のものです。

   
超高速ネットワークの整備
  2000年11月に発表された「IT基本戦略」では、5年以内に少なくとも3000万世帯が高速インターネットアクセス網(ADSLなど)に、また1000万世帯が超高速インターネットア クセス網(光ファイバー網)に常時接続可能な環境を整備することを目指す、としています。
このような環境が整うと、これまではほとんど不可能であった動画や音声の配信がだけでなく、より高精細な静止画も容易に送付できるようになります。 現在ではまだ趣味の域から抜けてはいないようですが、今後は各種の取扱説明書や報告書などにも映像が取り込まれると予測できます。
これらのファイルは大きなサイズであり、後で検索するときに、いちいち内容を見てチェックしているわけにはいきません。電子ファイルの保存方法とその検索方法についても考慮に入れた上で、ファイリングシステムを構築する必要があります。

 

| Topページ | 0.はじめに | 1.情報の記録 | 2.増加する書類 | 3.作成から廃棄まで |
| 4.書類の整理 | 5.書類の電子化 | 6.電子化書類の活用 |

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| 10.ファイリングを考慮した書類の作成 | 11.マネジメントシステム |
| 12.リスク管理 | 13.ファイリングに関する動き | 14.付録 | 15.編集雑記 |


Updated on 2013/09/28