1.情報の記録
1-1.保存媒体(「ファイリングの部屋」アーカイブ）

粘土板、木、竹など素材そのままのものから、 パピルス・羊皮紙などある程度加工されたものまであります。
取り扱いが不便であり、重い、かさばるなどから持ち運びには向いていません。

紀元前２世紀ごろ中国で発明され、 日本には早くから伝わり８世紀には和紙が誕生しています。
紙の始まりは、パピルスと言われる場合がありますが、植物繊維を細かくくだいたものを漉(す)いてできるものが紙であり、水草の茎の芯を薄くひろげ，それを適当に重ねあわせて接着したパピルスは、これに該当しません。ヨーロッパで編纂された歴史では、何でもヨーロッパを優先して書いていますので、紙の発明もこれにならいパピルスとしているものです。
紙は製本することで取り扱いが非常に容易となりました。光ファイリングやマイクロフィルムなどは読み取るための装置が必要ですが、紙の場合はなにも必要ではないことなどから、これからも重要なものであることは間違いありません。
和紙は千年以上の寿命があるのに対し、洋紙は酸性化のため（酸性紙）寿命はかなり短くなっています。ひどいものでは40〜50年でボロボロとなり、少し曲げるだけで折れてちぎれてしまうようになります。このような紙の破片を指先でつまみ、こすり合わせるだけで簡単に粉のようになります。このような紙を保存することが、図書館などでは大きな問題となっています。
最近では、長期保存のための紙として中性紙が使われるようになってきています。

1870年普仏戦争で実用化され、その後 1925年アメリカで「小切手複写装置」が開発されました。1943年アメリカの政府関係の写真をマイクロ化することが定められてから、一般に普及されるようになりました。
日本への移入は、終戦後（昭和22年〜昭和23年） 広く一般企業で利用開始されるようになりました。

1978年フィリップス、日立が文書ファイル発表し、1982年に東芝が光ディスクファイル(Tosfile)を発売しました。その後情報機器メーカーからそれぞれファイリング装置が発売されました。
当時のキャッチフレーズでは、光ファイルの導入によりオフィスには紙の書類が不要となるとのことでしたが、実際はペーパーレスにはほとんど役立っていません。その理由の第一は、専用機であったことです。誰もが操作できるわけではなく、必要な書類があった時には操作できる人に依頼して、取り出してもらわなければなりませんでした。残業していたときなどは、あきらめざるを得ない状態です。さらに、書類の登録と取り出しが同一の機械であったため昼間でも、書類の登録操作の合間に取り出しを依頼しなくてはならず、肩身の狭い思いをしなければなりません。
この他にも問題点としては、

• 装置が高価（1，000万円以上）であった
• 記録方式が各社独自であっただけでなく、同一会社のものでも型が変わると互換性がなかった
• ネットワーク接続ができるようになってもオプション扱いで、この費用がかなり高価であった
• キーワードによる検索がベースであったが、このつけ方が無秩序であり、登録したものの検索できないケースが多かった
• 最近になり次々にサポートが打ち切られるだけでなく、消耗品 （プリンターのトナーなど）の供給も停止されてた
• 2000年問題に対応できた装置は、ごく一部でしかなかった
• 最新機種に更新するようにメーカーから勧められるが、メディアの変換費用も請求されるケースがほとんど
• 登録作業を自社内で行うことを想定していたため、片手間作業となりがちであった

このようなことから、部屋の片隅でほこりをかぶって使われなくなったケースが多くあるようです。これを除却して新しいシステムにしようとしても、導入した責任者が上司であり、この人たちが異動ないし退職するまでは言い出せないといった喜劇（？）もあるようです。

パソコンの性能が急激に向上し、イメージファイルの取り扱いも容易となるだけでなく、補助記憶装置としてハードディスクをはじめ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒなどが手軽に使えるようになったことから、パソコンをベースとしたファイリングが各社から提案されるようになりました。この利点は、ファイリングに使用しない時には、通常のパソコンとして使えることから、装置を効率良く使えるといった利点があります。スタンドアロン形式から、ネットワークを利用したものまで広がりがあります。書類の電子化はＣＡＬＳへの普及にもつながっています。

企業内でのネットワーク（イントラネット）が普及し、これをベースとしたファイリングであり、サーバーに保有されたファイルを参照しにいくだけの単純なものから、ワークフローと呼ばれ、文書の作成から、回覧、電子承認、データベース化まで自動で行うシステムまであります。