どのような内容の文書を出したかを国家機関である郵政省に証明してもらえる制度があり、それを利用して出される郵便物を内容証明郵便といいます。

（内容証明郵便について、メールでよく質問をいただくのですが、そんなに「特別なもの」と考えないで下さい。意思を相手に伝えるという意味では、普通郵便と同じです）

通知の時期が重要な意味をもつ場合（建物賃貸借における更新しない旨の通知・クーリングオフなど）

確定日付が特別の意味をもつ場合（債権譲渡の通知など）

時効中断の権利行使

しかし、何らかの意思表示をするにつき、つねに内容証明を利用した方がいいというわけではなく普通郵便のほうがよい場合も少なくありません。今後も円満に継続的取引関係を望む相手に対しては、内容証明による請求は逆効果になる場合もあります。

支払猶予のお願いなどは、内容証明で出すと、債権者を怒らせてしまうことになるかもしれません。

かかえている事案が、今後訴訟に発展するなど深刻かつ重大であり、弁護士等に相談するなどして、よく考えてから利用した方が良い場合もあり、またクーリングオフなどは期間の制限があり、早くする必要がある場合もあります。

、。「」などは1字として扱います。

最低同じものが3通必要です（送る相手が1人の場合）。

手書きの場合は、カーボン紙を敷いてボールペンで書いてもいいし、1通手書きでそれをコピーしてもかまいません。ワープロで作成したものでもかまいません。

文章が2枚以上になるときはその綴目に契印をしなければなりません。実印である必要はありません。

内容証明郵便で使用できる文字は、かな、漢字、および数字です。英字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞だけ使えます。

かっこ、句読点、その他一般に記号として使用されているものは使えます。

訂正方法は、間違えた個所を二本線で消し、それから正しい文字を書き加えます。訂正したら、その欄外に「何行目何字削除、何字加入」と書き、そこに差出人の印を押します。実印である必要はありません。

郵便局へ持って行くものは、内容証明郵便にする手紙文最低3通、封筒最低1通、差出人の印鑑です。印鑑は、訂正がある場合を考え、念のため持って行ってください。

内容証明を取扱うのは郵便物の集配事務を取扱う郵便局か地方郵政局長の指定した郵便局にかぎられますので、そのような郵便局へ行く必要があります（ちなみに西宮では、西宮東郵便局と西宮郵便局の2ヶ所）。

郵便局で、同一内容であると認めたときは、通信日付印や内容証明郵便である旨のスタンプなどが押されて、1通は、相手方に送付され、1通（謄本）は、差出人に戻されます。そしてもう1通が郵便局に謄本として保管されます。

相手方に送付するものは、封筒に入れ、封かんしたうえで郵送されます。封筒は差出人で用意します（郵便局は、差出人に郵便物の受領書を交付します）。したがって、上記のとおり、実際に内容証明を出す際には同一の文書3通（相手方が1人の場合）のほか、差出人及び受取人の住所、氏名を書いた封筒を持参する必要があります。

＊封筒に記載する差出人と受取人の住所・氏名は、内容証明の本文に記載されている差出人と受取人の住所・氏名と同じである必要があります。

配達証明も同時に請求した方がいいでしょう。

料金は、内容証明1枚につき420円、1枚増える毎に250円増、書留めにする必要があるので、書留め代として、420円必要。それに一般の郵便料金が必要で、25gまで80円、合計最低でも920円必要になります。

配達証明代としては、差出しの際する場合は、300円必要になります。

内容証明の差出人は謄本の保存期間である5年間に限り、差出郵便局で（郵便物受領書を提示して）謄本の閲覧を請求できます。また、謄本を紛失したり、何かの事情で証明文言のある謄本を再度もらいたいときは、差出郵便局で（郵便物受領書を提示して）謄本を提出して証明をしてもらうことができます。

内容証明の謄本閲覧料は420円です。