8.ＬＡＮの活用と問題点
8-1.ネットワークとファイリング

電子メールを受け取り管理しているメールサーバーは、メールを保存するためのディスク容量の関係から、通常はユーザーに対し、ディスク容量を制限しています。制限していない場合でも、一定容量を越えた場合は警告を出すことで、メールを削除するように促しています。
データ保存に対してそれほど意識の無い人は、とりあえず必要の無くなったメールを削除することで対応してしまいます。後で必要となったときに、削除してしまったことに気づいても、手遅れとなっています。特にメールを受信した側は、それほど保存に対して必要性を感じないためか、安易に削除する傾向にあります。

送信した電子メールや受け取った電子メールを何らかの方法で保存しようとしても、通常は利用しているメールソフトの管理の下で、ハードディスクに保存する以外には、あまり適当な方法はありません。これらメールが個人的に管理してもよいものであれば、それほど問題はありませんが、これが、組織として管理保管すべきメールであった場合には、ほとんど最適な保存方法は無いと言っても過言ではないでしょう。

ネットワークの利用で、最も普及しているのは、インターネットの検索です。ネットワークが普及していなかった時は、何か情報を探そうとしたとき、まず参考図書を探しに図書館に行ったり、商品に関することは、メーカーや販売店からパンフレットや技術資料を取り寄せたりする必要がありました。今は、ネットワークを検索するだけで、かなりの資料を入手することができるようになりました。

このようにホームページで検索して見つけた情報は、どのようにすればいいのでしょうか。特に保存はせず、再度必要となったときに、また検索することも一つの方法です。しかし、印刷された情報とは異なり、ホームページの内容は頻繁に更新されます。あったはずのページが無くなった、内容が変更され肝心のデータが見当たらない、などのトラブルはよくあることで、本当に必要なものは、やはりダウンロードして保存しておく必要があります。
単純にダウンロードしただけでは、そこに貼り込んであるイメージの取り扱いには注意が必要です。少々面倒ですが、Acrobatファイルに変換した上で保存することも考慮したほうがよさそうです。