7-1-1.ＯＡ化と紙の消費量

7.電子ファイルとファイリング
 7-1.電子ファイルの落とし穴
7-1-1.OA化と紙の消費量　

オフィスのＯＡ化が始まったころ、今後は紙の消費量が減り、ペーパーレスオフィスになるだろうとの予想がなされていました。
光ファイリングの導入でペーパーレス、電子掲示板を活用して回覧書類の削減などなど・・・　　実際はどのようになったでしょうか。

ワープロで作った文書は、画面だけではレイアウトが確認しにくいため、何度も印刷・修正を繰り返す。
電子メールや電子掲示板の文書を、画面ではなく、必ず印刷して読む。
情報を収集、整理する場合、入手できる情報量は激増しており、これらを印刷・コピーして手元に置くため、紙の書類もこれに応じて増加。
コピーが手軽にでき、安易にコピーして配布する。

このように、紙の消費量は減るのではなく、増加する一方です。手書き書類の場合、一文字の間違えがあった場合、すべてを書きなおすには非常な手間がかかるため、間違えた部分を消して書きなおし、そのまま使用することがよくありました。ワープロを使用すれば、何十ページの文書でも簡単に修正・印刷できるため、何度でも書きなおすことができ、便利にはなったのですが、その反面紙の消費量は増加しています。

この状況は、通産省が出している「我が国産業の現状」（1998年版）（情報関連機器と情報用紙）にも述べられており、次のようなグラフを示しています。

情報用紙と電子計算機の出荷推移

紙の書類を削減できるのは、ワークフローシステムを使用した社内申請書類（出張申請、人事関係の申請など）程度ではないでしょうか。（これも控えをコピーで残すという習慣が無くならなければ、あまり効果がありません。）
しかし、環境保護についての意識が高まるとともに、ＩＳＯ14000の取得などで、今後は紙の消費量を意識して削減することが求められます。

メールなどを画面で読まずに印刷するのは、個人の資質にもかかわることで、画面で読むだけで印刷をしないようにすることは、そう簡単ではありません。これは時間をかけるしか方法がないかもしれません。（パソコンになじめない高年齢層が退陣するまで？）

メール以外では書籍は電子化の動きはあるものの、まだまだ紙メディアの方が有利です。詳細は「紙メディアの優位性」のページで比較しました。

Updated on 2007/06/03