12.リスク管理
12-2.重要度に応じた書類の分類 
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書類の内容による分類については「書類の分類」のページで説明しています。一般の書類は、この分類で十分なのですが、機密書類はその重要度に応じて、一般書類とは区別して保管する必要があります。  
     

機密区分に応じた管理

極秘(TOP SECRET)
  非常に限られた人のみに閲覧する権利が与えられ、書類のコピーも厳しく制限されます。また、その保管についても鍵のかかる書類入れに保管し、鍵の管理についても厳重にする必要があります。
企業の重要な方針変更などにかかわる書類などがこれに該当し、外部に流出した場合には、企業にとって大きな不利益が生じる可能性が高いものです。
   

丸秘SECRET)

  社内文書の中でも、少し機密度が高いもので、プライベートに関する情報が記された書類などです。
鍵のかかる場所へ保管する必要がありますが、鍵のかかる机の引き出しでもかまわないでしょう。
   
社外秘または部外秘(CONFIDENTIAL)
  民間企業の場合は、通常社内で作成された文書は全てこの取り扱いになります。社外秘の文書は、社員であれば誰でも見ることはできますが、部外秘とされているものは、特定の部門に所属している人以外は見てはならない文書です。
   

組織にとっての重要度に応じた分類

バイタル・レコード(Vital records)

  企業の存続に関わる文書や、代替情報が他に求められない文書のことです。緊急時に業務を継続するために必要なもので、この区分は機密度によるものではなく、企業にとっての文書の重要性という観点によるものです。バイタル・レコードは、企業が作成し、使用している文書の5%程度が相当すると言われています。
   

重要文書(Important records)

  組織維持のために必要な重要文書で、使用頻度はそれほど高くなくても、すぐに手の届くところに保管されるべき文書です。各種標準類などがこれに当たります。
   
有用文書(Useful records)
  活用文書とも言われ、継続して仕事をしているときに、日常的に活用している文書です。
   
普通文書(Non-essential records)
  重複保管が明らかなもの、メモ類などで、廃棄の対象としてもいい文書のことを指しており、不要文書とも言われます。
   
通常のファイリングの対象となるのは、「重要文書」と「有用文書」です。「バイタルレコード」については、ファイリング対象の文書というより、財産の一部として考えるべきで、火災や地震によるダメージを受けても、何らかの方法で、すぐに活用できるように配慮すべきものです。
 

セキュリティポリシー

書類は、これらの基準により分類し、鍵をかけて保管したり、バックアップを作成したりすることが大切ですが、これらの分類に対しては、セキュリティポリシーを明確にする必要があります。
セキュリティポリシーは、最近では耳にする言葉ですが、ほとんどはコンピュータセキュリティについてを指しているようです。本来は、紙の書類も含めた情報に対するセキュリティポリシーがあり、その考えの元にコンピュータセキュリティを策定すべきです。コンピュータセキュリティでは、情報に対するアクセス制限を厳密に設定している半面、そのデータを印刷したものについては、閲覧制限を設けないなど、アンバランスなものとなってしまいます。

オフィスにある文書に対しては、業務の効率化、使いやすさ、生産性が最優先されることが多く、書類に対するセキュリティは脆弱なまま放置されることが、かなり多いといっていいでしょう。
セキュリティポリシーをあいまいなままで運用すると、モラルが低下するとともに、結局は守られないポリシーとなってしまいます。

 

| Topページ | 0.はじめに | 1.情報の記録 | 2.増加する書類 | 3.作成から廃棄まで |
| 4.書類の整理 | 5.書類の電子化 | 6.電子化書類の活用 |

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| 10.ファイリングを考慮した書類の作成 | 11.マネジメントシステム |
| 12.リスク管理 | 13.ファイリングに関する動き | 14.付録 | 15.編集雑記 |


Updated on 2013/09/28