11-1-1.ISO15489

11.マネジメントシステム
11-1. ファイリングからレコードマネジメントへ
11-1-1. 記録管理のISO15489 (JIS X 0902)

2001年にISO15489が制定されていましたが、2005年7月にJIS X 0902-1「情報及びドキュメンテーション－記録管理－」として制定されました。

ISO15489制定の意義
	最近企業の不祥事が多発しており、これを受けてコンプライアンスが注目を浴びてきました。コンプライアンスは「法令順守」と訳されていますが、単に法令だけでなく、企業倫理までも含めた幅の広い意味も含んでいます。この動きはさらにＣＳＲ（Corporate Social Responsibility：企業の社会的責任)までつながってきます。コンプライアンス、ＣＳＲ活動を通じて企業の社会的評価を高めていきますが、確かにそのような活動を行っていることを示すためにアカウンタビリティ（説明責任）が必要となります。このISO15489は、アカウンタビリティのための記録管理をどのようにすればいいかの指針を示しており、今後重要になってくると思われます。

ISOの構成
	ISO15489は二部で構成されています。

	ISO 15489-1 :2001 , Information and documentation - Records management - Part 1: General
		今回ＪＩＳ化された部分です。

	ISO/TR 15489-2 :2001, Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines
		第一部で概説している原則、要素に従った記録の管理を確実にするための手順を提供。ＪＩＳ化の作業中ですが、もととなるISOが改定作業中とのことで、少し遅れるものと思われます。

「文書」と「記録」
	これまで日本では、英語の "document" と "records" の違いをあまり意識せず、「資料」「文書」「記録」などどしてきましたが、ＪＩＳ化にあたり、これらの違いを明確にする必要に迫られ、結局 "document" を「文書」、"records" を「記録」と定義しています。

	文書 (document)
		一つの単位として取り扱われる記録された情報。又はオブジェクト。
	記録 (records)
		法的な責任の履行、又は業務処理における、証拠及び情報として、組織、又は個人が作成、取得及び維持する情報。

	記録を行動の証拠として位置づけているため、「文書」は修正・変更を行うことはできますが、「記録」となると修正・変更をすることは出来ないだけでなく、真正性、信頼性、完全性まで求められます。

記録管理の目的
	JISには「規制環境」という項目が設けられている。この規制環境の言葉の定義は明確には示されていませんが、法令や企業倫理間で含めた規制のことを指しています。そして規制環境を順守している証拠として、その活動の記録に残すことを目的とした記録管理であり、アカウンタビリティ（説明責任）のためのものであるとしています。

記録管理に求められる要件
	記録管理が正確なものであるために、以下の要件（このＪＩＳでは記録の特性）を満たすことが必要としています。この要件は、ｅ-文書法で求められている要件のうちの「完全性」とほぼ同様のものとなっています。（「法定保存文書の電子化」参照）

	真正性
		権限のある記録作成者が作成し、権限の無い人が記録の追加、削除、変更、利用及び隠ぺいすることから確実に記録を守るようにし、記録を管理する方針や手順を明確にして文書化していることが必要です。

	信頼性
		記録されている内容が完全であることを信じることができることが大切で、そのためには、何かを実施したり起こった時に、事実について直接知っている人が、日常的に使用している機器で作成することが必要です。

	完全性
		記録は、その内容が完結しており、変更されていないことを意味しています。記録に対する追加や注釈については、誰が、どのような場合に行っても良いかを明確にすることを求めています。

	利用性
		存在場所がわかり、検索でき、表示でき、解釈できるものをいいます。記録は単に保存しておくだけでなく、その後の業務の中で利用し、活用できる内容であることも大切です。

何を記録するのか
	どのような文書を記録として取り込むかは、その組織の形態や社会的な情勢によっても異なりますが、リスク分析を行ったうえで、アカウンタビリティのために必要なものを対象とします。

このＪＩＳは、コンプライアンス、アカウンタビリティの概念をベースに、何が必要かを明確にしようとするものです。タイトルにある「記録管理」の言葉だけを捕らえると、単なる文書管理と取り違える可能性があります。

Updated on 2007/06/03