事例
株式会社（取締役会設置会社）
取締役A（代表取締役）
取締役B
取締役C
上記取締役が、平成２０年６月２７日に開催される定時株主総会の終結時に任期満了するケース
平成２０年６月２７日開催の定時株主総会で後任取締役として次の者が選任された。
取締役A（重任）
取締役B（重任）
取締役D（新任）
定時株主総会議事録
議長・出席役員（監査役含む）の氏名の記載が必要
議事録作成に係わる職務を行った取締役の氏名の記載が必要
押印は会社法上の要件とはなっていないが、少なくとも議事録作成者である取締役の記名押印はしておいた方が望ましい（実務上は、おそらく、議長・代表取締役が議事録作成者となり、その者が法務局への届出印を押印しておくケースが多いと思われる。もっとも定款に「議長および出席取締役が記名押印する」となっている場合はそれに従う）。
出席取締役としては、ABCを記載する（もちろん、実際、出席した場合であるが）。
C（ABも）は本定時株主総会が終了するまでは取締役である。
Dは、後任として選任されている（予選の場合）ので、本定時株主総会中は、取締役ではない。
したがって、Dは議事録に記載される出席取締役とはならない。
（本事例のような予選ではなく、本定時株主総会中ただちに就任するような場合は、出席取締役となる）
もし、議事録で「議長および出席取締役が記名押印する」となっている場合、
ABCが記名押印し、Dは出席していても記名押印しない。
要は、総会中、取締役の地位にあったかどうかで区別される。
議事録中、ABDが本定時株主総会に出席し「就任承諾した」旨の記載（「被選任者はいずれも即時その就任を承諾した」等）がある場合、本定時株主総会議事録が就任承諾書の代わりになる（もちろん、実際、その場で就任承諾している場合であるが）。
登記の際、「就任承諾書は議事録の記載を援用する」とする。
その就任承諾した者が、議事録に署名や記名押印しているかどうかとは関係はないが、ただ、就任承諾した取締役ABが、その総会に出席役員として記載されている必要はある（その場で就任承諾しているのに出席していないのはおかしい）。
議事録に議事録作成者の取締役（例えばAのみ）の記名押印しかない場合でも、ABDが本定時株主総会に出席し「就任承諾した」旨の記載がある場合、本定時株主総会議事録が就任承諾書の代わりになる。
なお、Dについては、出席していても出席した「取締役」ではないが、議事録に「就任承諾した」旨の記載があれば、出席した取締役として記載がなくても、その議事録が就任承諾書の代わりになる。
取締役会議事録
取締役に選任され就任したABDで取締役会を開催し、代表取締役Dを選任
出席した取締役、出席した監査役の記名押印が必要（会計監査権限しかない監査役は、取締役会への出席義務はないが、出席した場合は、議事録へ記名押印しなければならない）
（なお、株主総会で代表者を選ぶような場合、株主総会議事録には、議長・出席取締役の押印）
議事録に席上「就任承諾した」旨の記載があれば、その議事録を援用し、就任承諾書にできる。
新しい代表取締役は就任承諾書の印につき印鑑証明書が必要。
新たに選任された代表取締役Dは個人の実印で押印。議事録に席上「就任承諾した」旨の記載があれば、これが就任承諾書の代わりになるので、その場合、個人の実印を押しておく必要がある。
ちなみに、代表取締役Aが再び代表取締役に選任された場合（重任や再任の場合）、就任承諾書の印につき、印鑑証明書不要。ただし、代表取締役に再任されたAが、取締役会議事録に法務局への届出印を押印してない場合は、議事録の印（出席取締役・出席監査役）につき、印鑑証明書が必要となる。
前の代表取締役であるAが法務局への届出印（Aが代表取締役として届出している印）を押印すれば、Bの押印した印につき印鑑証明書の添付が不要となる（議事録の印につき印鑑証明書の添付不要）。したがって、Bは実印の押印でなくてもかまわない。
ちなみに、例えば前の代表取締役が取締役ではなく監査役として選任されており、その監査役としての地位で議事録に法務局への届出印（前に代表取締役として法務局へ届出している印）を押印した場合も同様である。会計監査権限しかない監査役は、取締役会への出席義務はないが、出席した場合は、議事録へ記名押印しなければならない。
まとめ
議事録に「就任承諾した」旨の記載がある。
代表取締役に選任されたDは、個人の実印を押印 → 議事録を就任承諾書にできる
取締役Aは届出印を押印 → 議事録の印につき印鑑証明書の添付不要 → 他の取締役は実印を押印しなくてもよい → 取締役Bは実印でなくてもよい
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