普段使いの文書を、HTMLフォーマットで作成し、部内サーバに自分でFTPし、indexも自分で更新したらどうだろうか。これこそIT化の基本的な行為ではなかろうか。ツールは、テキストエディタとFTPソフトでよい（Excel等のスプレッドシートの必要性は無くならない）。
ビジネス文書（以下、単に文書）には、DTP並の精度や、多頁の論文制作支援機能は求められていない。殆どは１頁か２頁程度である（添付文書はその限りで無いが）。物理的書式は、HTMLやCSSで何とでもなる。方針としては、無理にXML化せず、シンプル、制作性、可読性、構造性を重視する。印刷した時の頁オーバーフローが問題だが、頁下方に余裕を持たせておけばいいし、その方がレイアウト上も美しい。
印刷でのフォントサイズ指定は、<style type="text/css" media="print">で出来る。用紙の余白指定はコントロール出来ないが（ユーザの設定に依存）、デフォールトは12.7mmか19.05mm（IE）と思われるので、それを前提に余白をつけておく事にすればいいだろう（必要なら、ユーザに設定を指示すればよい）。ヘッダ・フッタもユーザの用紙設定に依存するが、通常はデフォールトで不都合はないだろう（もちろん、ヘッダ・フッタの有無は余白の問題に直結するが）。
文書の物理的書式は、下記のような類型が基本である。一部、内容を示す。
4は、3と同じ書式でもよい。5と7は似ている。5は枠線0のテーブル要素が使える。7には定義リスト要素が使える。見出しと説明文を横に並べたい場合は、テーブル要素で整える（5と同じになる）。8は枠線1のテーブル要素か、（セルが１個なら）枠線有のDIV要素が使える。センタリングや右寄せ、DIVの枠等は全てCSS指定する。
以下、エレメントの一例を示す。一部、divかspanか、場合による。本来の表には、captionを付けた方がいいかもしれない。スタイルシートは外部リンクがいいだろう。
| 文書番号 | div id="num" |
| 日付 | div id="date" |
| 文書の宛先の機関 | div/span id="toOrg" |
| 文書の宛先 | div/span id="to" |
| 文書発信者 | td id="from" |
| 文書発信者の機関 | td id="fromOrg" |
| 標題と「記」 | h1、h2 |
| 本文 | p |
| タブで揃えるべきマトリックス | table border="0"及びtr valign="top" |
| 箇条書き | ul、ol |
| 箇条書きと、その説明 | dl、table border="0"及びtr valign="top" |
| 罫線で囲まれた表 | table border="1" cellspacing="0" |
| 囲み罫 | div class="kakomi" |
| 右寄せ | div align="right" |
| 扱い者等 | address |